La pregunta llega en cuanto lo administrativo desborda: ¿hay que contratar a alguien, o buscar una herramienta? Casi siempre está mal planteada, porque los dos costes se conocen mal. Un empleado cuesta más de lo que dice la nómina. Una automatización cuesta menos de lo que se teme, pero solo hace una parte del trabajo. Aquí están los números de ambos.
Lo que cuesta de verdad un empleado
El coste laboral por hora efectiva en España se sitúa en 24,88 euros según el INE, primer trimestre de 2026. Para un puesto administrativo a jornada completa, la factura anual con cotizaciones ronda los 26.000 euros. Y esa cifra no incluye la selección, la formación, ni el riesgo de que la persona se vaya a los ocho meses y haya que empezar de nuevo.
Lo que las tablas se dejan fuera
El coste con cargas no es el coste completo. Hay que añadir las vacaciones, el tiempo de quien forma a la persona nueva, la baja que llega en el peor momento y el hueco que deja mientras se cubre. Nada de esto aparece en el presupuesto inicial, y todo aparece en la realidad del primer año.
Lo que cuesta una automatización, enfrente
Nosotros ciframos la implantación en el 12 % del coste anual de la tarea automatizada. Una tarea que te cuesta 8.000 euros al año sale por unos 960, más un mantenimiento de una quinta parte al año. La mayoría de los proyectos que aceptamos están entre 500 y 4.000 euros. La diferencia con una contratación no es de unos puntos: es de un orden de magnitud.
Pero no son la misma cosa
Comparar las dos cifras solo tiene sentido si hacen el mismo trabajo, y nunca lo hacen. Una persona resuelve las excepciones, coge el teléfono, se da cuenta de que un expediente huele mal. Una automatización hace una cosa, siempre igual, sin cansarse y sin vacaciones. La buena pregunta no es cuál elegir, sino qué parte del trabajo corresponde a cada una.
Cómo decidir con tres números
Coge lo que le encargarías a esa futura contratación y trocéalo. De cada bloque, anota cuántas veces al día aparece, cuánto dura, y si exige criterio o solo ejecución. Casi siempre verás que una mitad es repetitiva y la otra no. Automatiza la primera, y a menudo descubrirás que la segunda ya no justifica un puesto entero.
Media jornada suele ser la respuesta
Es la salida que más recomendamos y la que menos se plantea. Una media jornada administrativa cuesta la mitad y conserva toda la flexibilidad humana. Se vuelve discutible cuando la mitad de esas horas se va en tareas que una máquina haría sin errores — y ahí es donde conviene medir antes de firmar nada.
Hemos preparado un diagnóstico gratuito que cifra una tarea en dos minutos: cuatro preguntas, resultado en pantalla, y te dice si automatizarla compensa o no. Pásalo por los tres bloques más pesados antes de redactar una oferta de empleo. Y si concluye que ninguno merece automatizarse, quizá la respuesta sea contratar — también te lo dirá.