Busca «cuánto cuesta automatizar un proceso» y verás lo mismo en todas partes: rangos que van de 1.500 a 60.000 euros, una lista de factores que mueven el precio, y una frase final que lo resume todo. El importe exacto sale de una auditoría previa. Es verdad. Y no te sirve de nada cuando lo que necesitas es saber si te compensa antes de pedir cita con nadie.
Por qué todo el mundo responde «depende»
Porque es cierto, y porque conviene. Es cierto: el precio depende de tus programas, de tus volúmenes y de cuántos casos raros hay que contemplar. Y conviene: un rango de 1.500 a 15.000 euros no compromete a nadie, y obliga a pedir el presupuesto. El problema es que el rango es tan ancho que no te ayuda a decidir. Entre 1.500 y 15.000 hay diez veces de diferencia.
La fórmula que usamos, publicada
Nosotros calculamos la implantación como el 12 % del coste anual de la tarea que vas a automatizar. Si una tarea te cuesta 20.000 euros al año, el proyecto ronda los 2.400. Si te cuesta 4.000, ronda los 500. El precio va atado a lo que la tarea te cuesta hoy, no a lo compleja que nos parezca a nosotros. Y el mantenimiento es el 20 % de esa implantación, repartido al año.
Los tres números que necesitas
Para saber lo que te cuesta la tarea hoy solo hacen falta tres datos, y los tienes todos. Cuántas veces al día se hace. Cuánto tiempo lleva cada vez. Y cuánto cuesta la hora de quien la hace, con cargas sociales incluidas. Multiplica los tres por 240 días laborables y ya tienes el coste anual. Sin hojas de cálculo ni fórmulas raras.
Un ejemplo completo, con los números a la vista
Una empresa graba albaranes de proveedores dos veces al día, veinte minutos cada vez, con una persona que cuesta 25 euros la hora con cargas. Son 160 horas al año y 4.000 euros. La implantación sale por unos 480 euros y el mantenimiento por unos 96 al año. Ahora falta la otra mitad del cálculo: cuánto de esos 4.000 euros recupera realmente una automatización.
Casi nunca se recupera el 100 %
Aquí es donde fallan la mayoría de los cálculos de retorno. Ninguna automatización elimina la tarea entera: quedan las excepciones, las revisiones y los casos que no encajan. Si los datos están en un programa de gestión y los casos se parecen entre sí, puedes recuperar entre el 30 y el 50 %. Si están en papel y cada caso es distinto, bajas al 10 o 15 %. Esa diferencia decide el proyecto entero.
Cuándo la respuesta es que no
Nosotros solo proponemos un proyecto cuando se amortiza en menos de 24 meses. Por debajo de ese umbral hay caso; por encima, no. En la práctica eso descarta las tareas de pocos minutos al día, las que cambian de reglas cada trimestre, y las que tienen los datos en papel sin haberlos ordenado antes. No es que sean imposibles: es que el coste de mantenerlas se come el ahorro.
Puedes hacer estas cuentas tú mismo con una calculadora, o dejar que las haga un diagnóstico gratuito que hemos preparado: cuatro preguntas, dos minutos, y te devuelve el coste anual de tu tarea, cuánto es recuperable, qué tecnología mínima hace falta y en cuántos meses se amortiza. Sin cita previa y sin hablar con nadie. Y si sale que no compensa, te lo dice igual.