La facturació electrònica deixa de ser una opció. La Llei Crea i Creix obligarà, de manera progressiva, autònoms i empreses a emetre en format electrònic les factures que envien a altres empreses i professionals; les factures a particulars no entren en esta obligació. Des d'octubre de 2026 ja hi ha calendari oficial: si eres autònom, et tocarà el 6 d'octubre de 2028. Esta guia t'explica què és, què exigix, quines ferramentes gratuïtes pots usar i com evitar errors. Sense tecnicismes, sense alarmisme.
Què és la facturació electrònica i per què serà obligatòria
La factura electrònica és una factura en un format estructurat que un programa pot llegir sense intervenció humana, com Facturae o UBL, enviada per un canal digital. La Llei Crea i Creix, aprovada en 2022, la farà obligatòria en les operacions entre empreses i professionals per a millorar la transparència, reduir el frau i lluitar contra la morositat comercial: a més d'emetre-la, caldrà informar de l'estat de cada factura, per exemple si està acceptada o pagada. Una factura en PDF enviada per email no és una factura electrònica a efectes d'esta llei. I no la confongues amb Verifactu, que fixa els requisits del programa amb què factures: són dues normes diferents, com expliquem en Verifactu i factura electrònica.
Calendari d'obligació: quan et toca a tu
La llei va deixar els detalls per al Reial decret 238/2026, que desplega la facturació electrònica obligatòria entre empresaris i professionals. Els seus terminis es compten des de l'entrada en vigor de l'Orde HAC/1028/2026, que regula la solució pública de facturació electrònica: el 6 d'octubre de 2026. Segons el calendari d'implantació de l'Agència Tributària, l'obligació d'emetre i rebre factures electròniques arriba en dues fases, sempre un 6 d'octubre: en 2027, per als empresaris i professionals el volum d'operacions dels quals haja superat els 8 milions d'euros durant l'any natural anterior; en 2028, per a la resta, autònoms inclosos.
Comunicar l'estat de les factures i dels pagaments, és a dir, l'acceptació o el rebuig i el pagament complet, t'arribarà més tard: el 6 d'octubre de 2029 si treballes com a persona física o per mitjà d'una entitat en règim d'atribució de rendes, com una comunitat de béns; fins llavors, serà voluntari. Les empreses de més de 8 milions d'euros ho faran a partir de 2027, i les societats, a partir de 2028.
I tot i que encara no et toque, alguns clients empresa poden demanar-te factures electròniques abans, així que convé que el teu programa ja puga emetre-les.
Quin format ha de tindre una factura electrònica vàlida
Per a complir amb la Llei Crea i Creix, una factura electrònica ha d'estar en un format estructurat admés, com Facturae o UBL; incloure les dades obligatòries de qualsevol factura (número, data, NIF i adreça d'emissor i client, descripció del servici, base imposable, IVA aplicat i import); garantir la seua autenticitat i integritat; i conservar-se durant el termini legal (a efectes fiscals, almenys quatre anys; pregunta a la teua gestoria si l'has de guardar més temps). Si factures a una Administració pública a través de FACe, s'exigix a més el format Facturae amb firma electrònica. Quan l'obligació t'arribe, un PDF normal no servirà per a les factures entre empreses, encara que l'envies per email firmat.
Ferramentes gratuïtes que pots usar
FACe és la plataforma oficial per a facturar a les Administracions públiques: gratuïta i segura, però limitada al sector públic. L'Agència Tributària oferix en la seua seu una aplicació gratuïta de facturació, pensada per a professionals, autònoms i empreses amb poca facturació: complix amb Verifactu, però comprova si et servirà també per a la factura electrònica entre empreses abans de comptar-hi. També hi ha programes de facturació amb plans gratuïts, amb límits de factures, usuaris o funcions, que poden bastar a un autònom amb poc volum. Abans de triar, comprova que el programa emet factures en format estructurat, que el seu fabricant ha emés la declaració responsable que exigix Verifactu i que et deixa exportar les teues dades.
Com emetre la teua primera factura electrònica pas a pas
Primer, aconseguix el teu certificat digital (per a persones físiques, la FNMT l'emet gratis). Segon, tria una ferramenta de facturació que emeta factures en format estructurat. Tercer, configura les teues dades fiscals i les dels teus clients. Quart, crea la factura indicant concepte, import i IVA. Quint, si factures a una Administració pública, firma-la electrònicament des de la mateixa ferramenta. Sext, envia-la al client: si és públic, a través de FACe; si és privat, pel canal digital que acordeu. Finalment, conserva-la durant el termini legal.
Errors comuns que poden invalidar la teua factura
Confondre una factura en PDF firmada amb una factura electrònica és un error freqüent: cal un format estructurat. Oblidar la firma electrònica quan factures a l'Administració a través de FACe és una altra errada habitual. Usar dades fiscals incompletes o incorrectes (NIF, adreça) t'obliga a rectificar la factura. No conservar les factures durant el termini legal pot comportar sancions en una inspecció. I si el teu client és una Administració pública, envia la factura per FACe, no per email.
Què passa si no compleixes: sancions i conseqüències
La normativa preveu sancions per incomplir l'obligació de facturació electrònica: consulta les quanties vigents en l'Agència Tributària o amb el teu assessor. A més, si una Administració pública t'exigix factura electrònica i no l'emets, el cobrament es pot endarrerir fins que la presentes com cal, i els teus clients empresa poden demanar-te que la corregisques. El més pràctic és adaptar-te amb calma, abans que arribe el teu termini.
La facturació electrònica arribarà a totes les factures entre empreses, però adaptar-se no és complicat: amb un certificat digital i un programa de facturació adequat pots preparar-te des de hui. No esperes a octubre de 2028: adapta't ara, quan encara no hi ha pressió.