La facturación electrónica deja de ser una opción. La Ley Crea y Crece obligará, de forma progresiva, a autónomos y empresas a emitir en formato electrónico las facturas que envían a otras empresas y profesionales; las facturas a particulares no entran en esta obligación. Desde octubre de 2026 ya hay calendario oficial: si eres autónomo, te tocará el 6 de octubre de 2028. Esta guía te explica qué es, qué exige, qué herramientas gratuitas puedes usar y cómo evitar errores. Sin tecnicismos, sin alarmismo.
Qué es la facturación electrónica y por qué será obligatoria
La factura electrónica es una factura en un formato estructurado que un programa puede leer sin intervención humana, como Facturae o UBL, enviada por un canal digital.
La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, la hará obligatoria en las operaciones entre empresas y profesionales para mejorar la transparencia, reducir el fraude y luchar contra la morosidad comercial: además de emitirla, habrá que informar del estado de cada factura, por ejemplo si está aceptada o pagada.
Una factura en PDF enviada por email no es una factura electrónica a efectos de esta ley. Y no la confundas con Verifactu, que fija los requisitos del software con el que facturas: son dos normas distintas, como explicamos en Verifactu y factura electrónica: qué te toca.
Qué es un formato estructurado: Facturae y UBL
Un formato estructurado guarda cada dato (emisor, NIF, concepto, base imponible, IVA e importe) en un campo propio, normalmente dentro de un archivo XML, de modo que el software del cliente lo lee y lo registra sin que nadie lo teclee de nuevo. Facturae y UBL son dos ejemplos.
Un PDF, en cambio, se parece a una foto del documento: una persona lo entiende, pero un ordenador no extrae su contenido con fiabilidad, aunque lleve firma digital.
Verifactu y factura electrónica: en qué se diferencian
Esto es lo que regula cada una:
| Aspecto | Ley Crea y Crece | Verifactu |
|---|---|---|
| Qué regula | La factura entre empresas: estructurada y enviada por internet | Los programas con los que se emiten las facturas |
| Qué dice del formato | Debe ser estructurado, como Facturae o UBL | No define ninguno |
| Qué debes comprobar | Que tu herramienta emite facturas estructuradas | Que su fabricante ha emitido la declaración responsable |
| Cuándo te toca como autónomo | El 6 de octubre de 2028 | Antes del 1 de julio de 2027 |
Calendario de obligación: cuándo te toca a ti
La ley dejó los detalles para el Real Decreto 238/2026, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Esta norma deja fuera los tiques o facturas simplificadas, salvo cuando recogen, a petición de un comprador empresario, su NIF y su domicilio. Sus plazos corren desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica: el 6 de octubre de 2026. Según el calendario de implantación, el cambio llega en dos fases, siempre un 6 de octubre:
- 2027: los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior;
- 2028: el resto, autónomos incluidos.
Durante sus primeros doce meses, esas grandes empresas deberán acompañar las facturas electrónicas que emitan con un documento en formato PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte recibirlas sin él.
Comunicar el estado de las facturas y de los pagos, es decir, la aceptación o el rechazo y el pago completo, llega más tarde para ti: el 6 de octubre de 2029 si ejerces como persona física o mediante una entidad en régimen de atribución de rentas, como una comunidad de bienes; hasta entonces, será voluntario. Quienes superan los 8 millones de euros lo harán a partir de 2027 y las sociedades, a partir de 2028.
Y aunque todavía no te toque, algunos clientes empresa pueden pedirte facturas electrónicas antes, así que conviene que tu herramienta ya pueda emitirlas.
Qué formato debe tener una factura electrónica válida
Para cumplir con la ley, una factura electrónica debe reunir estas condiciones:
- estar estructurada en una de las sintaxis que admite el real decreto: UBL, CII, EDIFACT o Facturae;
- incluir los datos obligatorios de cualquier factura: número, fecha, NIF y dirección de emisor y cliente, descripción del servicio, base imponible, IVA aplicado e importe;
- llevar un código único que combine el NIF del emisor, la serie y el número, y el día de expedición;
- garantizar su autenticidad e integridad;
- conservarse durante el plazo que fija la normativa (a efectos fiscales, al menos cuatro años; pregunta a tu gestoría si debes guardarla más tiempo).
Si facturas a una Administración pública a través de FACe, se exige además el formato Facturae con firma electrónica. Cuando la obligación te alcance, un PDF normal no servirá para las facturas entre empresas, aunque lo envíes firmado.
Cómo funciona el intercambio de facturas entre empresas
Del emisor al cliente: el circuito
Entre empresas, la factura sigue un circuito digital:
- el emisor genera la factura ya estructurada desde su software;
- la envía por un canal digital, como una plataforma de facturación o el servicio de su propia herramienta;
- el cliente la recibe, la registra sin teclearla de nuevo y puede comunicar su estado.
El intercambio podrá hacerse por plataformas privadas o por la solución pública que gestiona la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que guarda una copia de cada factura. Si no acuerdas otra vía con tus proveedores, recibirás por ella lo que te facturen, sin ningún trámite.
Si eliges recibirlas por una plataforma privada, tendrás que indicar tu punto de entrada en tus comunicaciones y, si la tienes, en tu página web. Si tu web es de WebAutonomos, añadir ese dato entra en la modificación mensual incluida.
El estado de la factura: aceptada, pagada
Además de enviarla, habrá que informar de su estado: quien la recibe comunica su aceptación o rechazo comercial y su pago efectivo completo, con sus fechas, en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Ese dato ayuda a controlar los pagos y a combatir la morosidad.
Si tu cliente es una Administración pública, el circuito cambia: el envío se hace por FACe, en formato Facturae y con firma electrónica.
Herramientas gratuitas y cómo elegir la tuya
Opciones gratuitas
FACe es la plataforma oficial para facturar a las Administraciones públicas: gratuita y segura, pero limitada al sector público.
La Agencia Tributaria ofrece en su sede una aplicación gratuita de facturación, pensada para autónomos y empresas con poca facturación: cumple con Verifactu, pero comprueba si te servirá también para la factura entre empresas antes de contar con ella.
El real decreto prevé además un formulario gratuito de la propia Administración para emitir ese tipo de factura y comunicar su pago.
También hay programas de facturación con planes gratuitos, con límites de facturas, usuarios o funciones, que pueden bastar a un autónomo con poco volumen.
Cómo elegir un software de facturación
Antes de elegir, revisa qué exige Verifactu y comprueba que tu software:
- genera archivos estructurados (Facturae o UBL), no solo PDF;
- te deja mandar esos archivos a tus clientes y, si facturas al sector público, a la Administración a través de FACe;
- cuenta con la declaración responsable que exige Verifactu, emitida por su fabricante;
- te informa del estado de cada envío;
- te deja exportar tus datos si algún día cambias de herramienta.
Cómo emitir tu primera factura electrónica paso a paso
Sigue estos pasos:
- Consigue tu certificado digital (para personas físicas, la FNMT lo emite gratis).
- Elige una herramienta de facturación que emita facturas estructuradas.
- Configura tus datos fiscales y los de tus clientes.
- Crea la factura indicando concepto, importe e IVA.
- Si facturas a una Administración pública, añádele la firma electrónica desde tu herramienta de facturación.
- Envíala al cliente: si es público, a través de FACe; si es privado, por el canal digital que acordéis.
- Conserva la factura durante el plazo que fija la ley.
Errores comunes que pueden invalidar tu factura
- Confundir una factura en PDF firmada con una factura electrónica: hace falta un formato estructurado.
- Olvidar la firma electrónica cuando facturas a la Administración por FACe.
- Usar datos fiscales incompletos o incorrectos (NIF, dirección), lo que te obliga a rectificarla.
- No conservar las facturas durante el plazo que fija la normativa: puede acarrear sanciones en una inspección.
- Mandar la factura por email a una Administración pública en lugar de usar FACe.
- Dar por hecho que una herramienta preparada para Verifactu ya emite facturas estructuradas: son dos exigencias distintas.
Qué pasa si no cumples: sanciones y consecuencias
La normativa prevé sanciones por incumplir la obligación de facturación electrónica: consulta las cuantías vigentes en la Agencia Tributaria o con tu asesor. Además, si una Administración pública te exige factura electrónica y no la emites, el cobro puede retrasarse hasta que la presentes como corresponde, y tus clientes empresa pueden pedirte que la corrijas. Lo más práctico es adaptarte con calma, antes de que llegue tu plazo.
La facturación electrónica llegará a todas las facturas entre empresas, pero adaptarse no es complicado: con un certificado digital y un programa de facturación adecuado puedes prepararte desde hoy. No esperes a octubre de 2028: adáptate ahora, cuando aún no hay presión.