Si eres autónomo y emites tus facturas con un sistema informático, Verifactu va contigo, salvo las excepciones que verás más abajo. Esta normativa tributaria fija los requisitos que debe cumplir tu sistema de facturación. A la vez avanza otra obligación, la de la Ley Crea y Crece, que exige facturas electrónicas entre empresas. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos, y confundirlas hace que mucha gente deje de prestar atención justo cuando debería empezar a decidir.
Aquí tienes qué es Verifactu, a quién se aplica, qué exige a tu software de facturación y en qué se diferencia de la facturación electrónica entre empresas.
¿Qué es Verifactu y por qué afecta a los autónomos?
Verifactu es el nombre con el que se conoce la normativa de los sistemas informáticos de facturación: el software con el que pymes y autónomos hacen sus facturas en España. No es un impuesto ni un formato de factura, sino un conjunto de requisitos técnicos para esos programas.
La Agencia Tributaria (AEAT) lo escribe VERI*FACTU y, en sentido estricto, reserva el nombre para una de las dos modalidades de cumplimiento, aquella en la que el sistema envía la información a Hacienda.
Su nombre completo es largo: Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, abreviado RRSIF y aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, como recuerdan las preguntas frecuentes de la AEAT. A esos programas, la AEAT los llama sistemas informáticos de facturación (SIF), y verás esa sigla en todas sus cuestiones generales.
De la Ley Antifraude al reglamento
El sistema Verifactu nace de la llamada Ley Antifraude, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que prohibió el software de doble uso: el que permite borrar o cambiar una factura ya emitida sin dejar rastro.
Después, un real decreto aprobó el reglamento que concreta cómo deben funcionar los programas de facturación.
El objetivo es reforzar el control sobre la facturación, proteger la integridad de cada factura y evitar el fraude. Por eso el reglamento alcanza a todas las facturas que emites con tu sistema, tanto a otros negocios como a particulares, incluidas las facturas simplificadas.
¿Quién está obligado al sistema Verifactu?
Verifactu es obligatorio para quienes ejercen una actividad económica en territorio común y facturan con un sistema informático de facturación. En la práctica, incluye a:
- Autónomos que tributan en el IRPF por su actividad profesional o empresarial.
- Entidades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades.
- Comunidades de bienes y otras entidades en atribución de rentas.
- No residentes con establecimiento permanente en España.
No hay un mínimo de facturación por debajo del cual te libres: lo que activa la obligación es utilizar una herramienta informática para emitir tus facturas, sea cual sea tu tipo de negocio y tanto si vendes productos como servicios.
Quién queda fuera
- Quien usa el SII. Si ya comunicas tus facturas mediante el Suministro Inmediato de Información, quedas fuera: la AEAT ya recibe esa información.
- Quien tiene su domicilio fiscal en un territorio foral. El País Vasco y Navarra aplican su propia normativa, distinta de la del resto de España.
- Quien factura a mano. No es obligatorio informatizar la facturación: si emites tus facturas en papel, el reglamento no te exige cambiar.
Facturar con una hoja de cálculo tipo Excel o con un procesador de textos es otro caso: este tipo de aplicaciones no puede generar por sí solo los registros que exige el reglamento. Pregunta a tu gestoría o consulta la sede de la Agencia Tributaria antes de seguir utilizándolas.
Requisitos de Verifactu para tu software de facturación
Tu sistema de facturación debe cumplir estos requisitos:
- Registrar cada factura en el momento de emitirla.
- Encadenar esos registros para que nadie pueda alterarlos.
- Generar un código QR en cada factura.
- Según la modalidad, enviar los registros a la AEAT o conservarlos con más requisitos de seguridad.
Registros de facturación encadenados
Cada vez que emites una factura, el SIF crea de forma automática su registro de facturación con los datos principales: emisor, cliente, número, fecha, importes e IVA, entre otros.
Cada uno incluye una huella del anterior y todos forman una cadena: si alguien borrara o cambiara uno, se notaría. Así se garantizan la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad que exige el reglamento.
Por eso una factura emitida ya no se borra: si te equivocas, emites una factura rectificativa, y si hay que anularla, el SIF genera un registro de anulación y la trazabilidad se mantiene.
Código QR y verificación por el cliente
Las facturas de un SIF adaptado llevan un código QR con sus datos básicos. Tu cliente puede escanearlo para contrastarla con la Agencia Tributaria, una verificación que le da más seguridad.
En modalidad VERI*FACTU, se añade además una leyenda que indica que la factura es verificable en la sede de la AEAT, o la palabra «VERI*FACTU».
Dos modalidades: enviar o conservar los registros
La normativa ofrece dos modalidades, y la primera no es obligatoria:
- Modalidad VERI*FACTU: el SIF envía la información a la AEAT de forma automática y segura, prácticamente en tiempo real, identificándose con un certificado electrónico.
- Modalidad no VERI*FACTU: los registros se quedan en tu SIF, firmados electrónicamente y con un registro de eventos que refuerza la trazabilidad; si la Agencia Tributaria los pide, debes entregárselos.
La primera exige menos a tu herramienta, porque la AEAT ya recibe la información; la segunda mantiene los datos en casa a cambio de más requisitos técnicos y de seguridad.
Tu gestoría puede ayudarte a elegir según tu forma de facturar.
Sanciones si el software no cumple
La Ley General Tributaria prevé sanciones para quien fabrica o vende sistemas que no cumplen los requisitos y para quien los utiliza o los altera.
Consulta las cuantías de las sanciones en la sede de la Agencia Tributaria o con tu asesor fiscal.
Verifactu frente a la Ley Crea y Crece
Verifactu se ocupa del software con el que emites las facturas; la Ley Crea y Crece, del formato y del canal por el que viajan entre empresas. El cumplimiento de una no te exime de la otra.
Crea y Crece exige que las facturas entre empresarios y profesionales sean electrónicas, en un formato estructurado que un programa pueda leer, como Facturae o UBL, y enviadas por canales digitales: un PDF por correo no cuenta.
Además, habrá que informar del estado de cada factura (aceptada, rechazada o pagada) para luchar contra la morosidad.
| Aspecto | Verifactu | Crea y Crece (facturas entre empresas) |
|---|---|---|
| Qué cubre | La herramienta con la que facturas | El formato de la factura y el canal |
| A quién se aplica | Empresas y autónomos que facturan con una herramienta informática | Empresas y autónomos que facturan a otros negocios |
| Qué facturas | Todas, también a particulares | Solo las facturas entre empresas y autónomos |
| Qué te pide | Registros de facturación, QR y envío o conservación | Formato estructurado, canal digital y estado de cada factura |
| Calendario | Antes del 1 de julio de 2027 (antes del 1 de enero para las sociedades) | 6 de octubre de 2028 (un año antes para las grandes empresas) |
Si solo facturas a particulares, Crea y Crece no te obliga a emitir facturas electrónicas, pero Verifactu sí te afecta si usas una herramienta de facturación.
Si tus clientes son empresas, lo práctico es que una misma herramienta cubra las dos obligaciones.
Tienes más contexto en nuestro artículo sobre la facturación electrónica obligatoria para autónomos.
Plazos y entrada en vigor: el calendario oficial
Las dos obligaciones tienen ya calendario oficial. En Verifactu, el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, amplió el plazo de adaptación, según la nota informativa de la Agencia Tributaria: las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben adaptar su SIF antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027.
En Crea y Crece, el Real Decreto 238/2026 toma como punto de partida el 6 de octubre de 2026, día en que entró en vigor la Orden HAC/1028/2026, dedicada a la solución pública de la Agencia Tributaria. Según el calendario de implantación, emitir y recibir facturas electrónicas será obligatorio desde el 6 de octubre de 2027 para quienes superaron los 8 millones de euros de operaciones durante el año natural anterior, y desde el 6 de octubre de 2028 para los demás, autónomos incluidos.
Comunicar el estado de las facturas y de los pagos llega más tarde para ti: el 6 de octubre de 2029 para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas, como una comunidad de bienes; hasta entonces, será voluntario. En los dos casos, los autónomos no van en el primer grupo.
Periodo de pruebas y permanencia en VERI*FACTU
Hasta tu fecha de adaptación, la Agencia Tributaria considera este tiempo un periodo de pruebas: puedes remitir registros de prueba con un SIF en modalidad VERI*FACTU, dejar de hacerlo y utilizar para facturar otros SIF, según su nota sobre la ampliación del plazo.
¿Y si una sociedad opta por utilizar el sistema informático VERI*FACTU dentro del periodo de pruebas? La AEAT responde que no es obligatoria la permanencia en dicho sistema hasta que finalice el año natural. La regla cambia cuando la adaptación ya es obligatoria: quien empieza a facturar con un SIF VERI*FACTU debe seguir en esa modalidad, al menos, hasta que termine el año natural del primer envío efectivo de registros, según sus cuestiones generales. Lo mismo vale para el resto de obligados tributarios, autónomos incluidos.
Los fabricantes de programas de facturación tuvieron su propio plazo, anterior al de los usuarios, así que tu sistema puede estar ya adaptado sin que nadie te lo haya dicho.
Importante: las fechas que circulan por internet pueden ser anteriores a este calendario. Antes de contratar nada, compruébalas en la sede de la Agencia Tributaria o en el BOE, o pregunta a tu gestoría.
¿Se puede cumplir con Verifactu gratis?
Sí, hay opciones gratis, aunque con límites:
- La opción de la Agencia Tributaria. La AEAT ha anunciado una aplicación de facturación gratuita en su sede electrónica, pensada para autónomos y pymes con pocas facturas: comprueba allí si ya está disponible y qué incluye.
- Programas de facturación con plan gratis. Algunos programas comerciales ofrecen planes gratis que limitan facturas, usuarios o funciones.
Con pocas facturas pueden bastar; si tu negocio emite muchas o ya usas un software de gestión, puede salir mejor adaptar lo que tienes.
Antes de utilizar una opción gratis, exige la declaración responsable y comprueba si la herramienta permite exportar tus datos.
Cómo elegir un programa de facturación adaptado
Elige un software de facturación cuyo fabricante haya emitido la declaración responsable, que genere los registros de facturación y el QR, que diga en qué modalidad trabaja y que encaje con tu gestoría.
La declaración responsable del fabricante
No existen programas «homologados por Hacienda»: la Agencia Tributaria no certifica el software.
Es el fabricante quien firma una declaración responsable, un compromiso legal en el que afirma que su sistema cumple los requisitos del reglamento, y esa declaración debe estar accesible desde el propio sistema. Si no la encuentras, pídela por escrito.
Lista de comprobación antes de contratar
- Declaración responsable accesible desde la aplicación.
- QR en cada factura, también en las simplificadas.
- Trazabilidad: que no deje borrar facturas emitidas.
- Modalidad clara y gestión del certificado electrónico.
- Exportación de tus datos, copias de seguridad y acceso para tu gestoría.
- Si facturas a empresas, facturas electrónicas en formato estructurado.
- Coste real: tipo de plan, usuarios, módulos, servicios extra y qué pasa con tus datos si te das de baja.
Antes de cambiar, pregunta al fabricante de tu software actual: puede que ya esté adaptado y solo tengas que actualizarlo.
Cómo preparar tu negocio, paso a paso
Prepararte no tiene por qué exigir grandes inversiones, ni a autónomos ni a pymes, pero sí orden en tu proceso de facturación:
- Confirma con tu gestoría si tienes la obligación legal y cuándo te toca.
- Haz inventario de tu método actual: herramienta de facturación, hoja de cálculo, papel o caja de tu tienda.
- Pide al fabricante la declaración responsable de tu software.
- Elige la modalidad, con envío a la AEAT o con conservación de registros.
- Revisa tus series de numeración, tus datos fiscales y los de tus clientes.
- Decide quién emite, quién revisa y cómo se corrigen los errores.
- Haz pruebas con tiempo, antes de emitir tu primera factura con el sistema nuevo.
Esa organización interna no la resuelve ninguna herramienta por sí sola: el cumplimiento también depende de cómo trabajas.
Errores habituales al adaptarte a Verifactu
Antes de empezar, repasa esta lista:
- Creer que Verifactu y Crea y Crece son lo mismo, o que cumplir una te libra de la otra.
- Pensar que un PDF por correo es suficiente para Crea y Crece.
- Borrar facturas ya emitidas: los fallos se corrigen con facturas rectificativas.
- Buscar un programa «homologado» en lugar de pedir la declaración responsable.
- Fiarse de resúmenes de la normativa en lugar de consultar a la Agencia Tributaria.
- Elegir solo por el precio: una opción gratis que no cumple los requisitos o no deja exportar tus datos puede salir cara.
- Dejar el cumplimiento para el último momento.
Y recuerda que las sanciones no recaen solo en el fabricante: también pueden afectar a quien usa sus programas.
Qué cambia en tu día a día y qué ventajas tiene
Esta normativa no cambia el IVA que repercutes ni tus declaraciones fiscales: cambia la forma en que tu software registra cada factura, para que el fraude sea más difícil. Las ventajas no están en cumplir, sino en lo que cumplir hace posible:
- Las facturas que recibes en formato estructurado ya no hay que teclearlas: los datos entran directamente en tu sistema.
- El cuadre, el archivo y el control de cobros dejan de ser manuales.
- Tus clientes pueden comprobar tus facturas con el QR.
Hay pymes que instalan sistemas nuevos para cumplir y siguen copiándolo todo a mano, perdiendo justo lo que importaba.
Si quieres ir más allá, mira qué tareas automatizar primero o cómo funciona una reclamación automática de impagados.
El papel de tu gestoría
Aunque tu gestoría no emita tus facturas, puede ayudarte con el cumplimiento del sistema Verifactu y del resto de tus obligaciones fiscales. Pídele que:
- Confirme si estás entre los obligados y qué calendario te corresponde.
- Te diga qué modalidad encaja con tu negocio.
- Revise si tu software exporta los datos que necesita.
- Haga un control de tus primeras facturas con el sistema nuevo.
Si tu gestoría ya trabaja con una herramienta concreta, pregúntale antes de contratar otra: compartirla evita teclear dos veces.
Y si la gestión administrativa te quita más horas de las que crees, mira cuánto cuesta el papeleo a un autónomo.
Esta reforma es una buena ocasión para mirar el coste real, en tiempo, de tu facturación. Hemos preparado un diagnóstico gratuito que calcula su coste anual en unos dos minutos, con el resultado en pantalla, y, con seis preguntas más, te dice si automatizar esa tarea compensa o no. A veces la respuesta es no, y también te lo decimos. Para el calendario y tu caso concreto, tu gestor sigue siendo el interlocutor.