Busca «quant costa automatitzar un procés» i veuràs el mateix per tot arreu: rangs molt amplis, una llista de factors que mouen el preu, i una frase final que ho resumix tot. L'import exacte ix d'una auditoria prèvia. És veritat. I no et servix de res quan el que necessites és saber si et compensa abans de demanar cita amb ningú.
Per què tothom respon «depén»
Perquè és cert, i perquè convé. És cert: el preu depén dels teus programes, dels teus volums i de quants casos rars cal contemplar. I convé: un rang tan ample no compromet ningú, i obliga a demanar el pressupost. El problema és que tampoc no t'ajuda a decidir.
La nostra referència de preu, publicada
Com a referència, calculem la implantació al voltant del 12 % del cost anual de la tasca que vols automatitzar. Si una tasca et costa 20.000 euros a l'any, el projecte rondaria els 2.400; si et costa 4.000, uns 500. La referència partix del que la tasca et costa hui; el pressupost tancat, que reps en menys de 48 hores després de la videotrucada, té en compte els teus programes i els teus casos particulars, i és el que compta. El manteniment ronda el 20 % d'eixa implantació a l'any, i les subscripcions de les ferramentes van a banda.
Els tres números que necessites
Per a saber el que et costa la tasca hui només fan falta tres dades, i les tens totes. Quantes vegades al dia es fa. Quant de temps porta cada vegada. I quant costa l'hora de qui la fa, amb càrregues socials incloses. Multiplica els tres per 240 dies hàbils i ja tens el cost anual. Sense fulls de càlcul ni fórmules rares.
Un exemple complet, amb els números a la vista
Imagina una empresa que grava albarans de proveïdors dos vegades al dia, vint minuts cada vegada, amb una persona que costa 25 euros l'hora amb càrregues. Són 160 hores a l'any i 4.000 euros. La implantació ix per uns 480 euros i el manteniment per uns 96 a l'any. Ara falta l'altra meitat del càlcul: quant d'eixos 4.000 euros recupera realment una automatització.
Quasi mai es recupera el 100 %
Cap automatització elimina la tasca sencera: queden les excepcions, les revisions i els casos que no encaixen. Cal restar eixa faena residual abans de donar per bo l'estalvi, i el que es recupera de veritat depén de les dades: si estan en un programa de gestió i els casos s'assemblen entre si, la part recuperable és molt més gran que si estan en paper i cada cas és distint. Eixa diferència decidix el projecte sencer.
Quan la resposta és que no
Nosaltres només proposem un projecte quan s'amortitza en menys de 24 mesos. Per davall d'eixe llindar hi ha cas; per damunt, no. En la pràctica això descarta les tasques de pocs minuts al dia, les que canvien de regles cada trimestre, i les que tenen les dades en paper sense haver-les ordenat abans. No és que siguen impossibles: és que el cost de mantindre-les es menja l'estalvi.
Pots fer estos comptes tu mateix amb una calculadora, o deixar que els faça un diagnòstic gratuït que hem preparat: quatre preguntes i uns dos minuts et donen el cost anual de la teua tasca; amb sis més, quant és recuperable, quina tecnologia mínima fa falta i en quants mesos s'amortitza. Sense cita prèvia i sense parlar amb ningú. I si ix que no compensa, t'ho diu igual.