Busca «quant costa automatitzar un procés» i veuràs el mateix per tot arreu: rangs que van de 1.500 a 60.000 euros, una llista de factors que mouen el preu, i una frase final que ho resumix tot. L'import exacte ix d'una auditoria prèvia. És veritat. I no et servix de res quan el que necessites és saber si et compensa abans de demanar cita amb ningú.
Per què tothom respon «depén»
Perquè és cert, i perquè convé. És cert: el preu depén dels teus programes, dels teus volums i de quants casos rars cal contemplar. I convé: un rang de 1.500 a 15.000 euros no compromet ningú, i obliga a demanar el pressupost. El problema és que el rang és tan ample que no t'ajuda a decidir. Entre 1.500 i 15.000 hi ha deu vegades de diferència.
La fórmula que fem servir, publicada
Nosaltres calculem la implantació com el 12 % del cost anual de la tasca que vas a automatitzar. Si una tasca et costa 20.000 euros a l'any, el projecte ronda els 2.400. Si et costa 4.000, ronda els 500. El preu va lligat al que la tasca et costa hui, no a com de complexa ens sembla a nosaltres. I el manteniment és el 20 % d'eixa implantació, repartit a l'any.
Els tres números que necessites
Per a saber el que et costa la tasca hui només fan falta tres dades, i les tens totes. Quantes vegades al dia es fa. Quant de temps porta cada vegada. I quant costa l'hora de qui la fa, amb càrregues socials incloses. Multiplica els tres per 240 dies hàbils i ja tens el cost anual. Sense fulls de càlcul ni fórmules rares.
Un exemple complet, amb els números a la vista
Una empresa grava albarans de proveïdors dos vegades al dia, vint minuts cada vegada, amb una persona que costa 25 euros l'hora amb càrregues. Són 160 hores a l'any i 4.000 euros. La implantació ix per uns 480 euros i el manteniment per uns 96 a l'any. Ara falta l'altra meitat del càlcul: quant d'eixos 4.000 euros recupera realment una automatització.
Quasi mai es recupera el 100 %
Ací és on fallen la majoria dels càlculs de retorn. Cap automatització elimina la tasca sencera: queden les excepcions, les revisions i els casos que no encaixen. Si les dades estan en un programa de gestió i els casos s'assemblen entre si, pots recuperar entre el 30 i el 50 %. Si estan en paper i cada cas és distint, baixes al 10 o 15 %. Eixa diferència decidix el projecte sencer.
Quan la resposta és que no
Nosaltres només proposem un projecte quan s'amortitza en menys de 24 mesos. Per davall d'eixe llindar hi ha cas; per damunt, no. En la pràctica això descarta les tasques de pocs minuts al dia, les que canvien de regles cada trimestre, i les que tenen les dades en paper sense haver-les ordenat abans. No és que siguen impossibles: és que el cost de mantindre-les es menja l'estalvi.
Pots fer estos comptes tu mateix amb una calculadora, o deixar que els faça un diagnòstic gratuït que hem preparat: quatre preguntes, dos minuts, i et torna el cost anual de la teua tasca, quant és recuperable, quina tecnologia mínima fa falta i en quants mesos s'amortitza. Sense cita prèvia i sense parlar amb ningú. I si ix que no compensa, t'ho diu igual.